La comunicación escrita en el ámbito empresarial es tan importante ya que representa uno de los medios más usados y útiles para el funcionamiento de las organizaciones, he aquí la importancia de considerar esta habilidad en el reclutamiento y selección del personal, además de ser una herramienta muy utilizada, tiene ciertas ventajas por encima de la comunicación oral, como la posibilidad de consultarla en cualquier momento y las veces que sean necesarias, siendo esto una forma de comprobar acuerdos y hacerlos válidos. Sin embargo, es necesario que este tipo de comunicación sea usado de forma correcta, el principal requisito es que el emisor cuente con los conocimientos básicos de ortografía y redacción, con el objetivo de que el mensaje tenga un orden lógico y coherente. A continuación, profundizaremos más sobre el tema.
La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una competencia necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización. Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones o a mejorar la comprensión sobre, por ejemplo, el estado que guardan ciertos asuntos, los requerimientos entre sectores, el desempeño de un área durante la aplicación de un programa, o para la consecución de objetivos claros de cara al exterior de la empresa.
Una buena comunicación es esencial para la eficacia de cualquier grupo u organización, en cambio la mala comunicación es probablemente la causa más citada de conflictos entre personas. Cualquier idea, por buena que sea, es estéril hasta que se transmite y los demás la comprenden. La comunicación perfecta, se daría cuando un concepto o idea se transmitiera en forma tal que la imagen mental del receptor fuese exactamente la misma que concibió el emisor.
La comunicación escrita en la empresa no sólo abarca la relación empresa-cliente, también la relación empresa-trabajadores, que es realizada a través de comunicaciones escritas.
Ante todo, tenemos que escribir para comunicarnos. Cuando escribimos pretendemos decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos que escoger nuestras palabras con cuidado para que el receptor las entienda con rapidez y facilidad.
Las normas generales a tener en cuenta en la redacción de los textos escritos son, entre otras:
- Utilizar palabras expresivas.
- De gran capacidad semántica: conocidas, capaces de ser comprendidas fácilmente.
- Adecuadas al receptor que debe leerlas (atendiendo a la capacidad cultural de decodificación).
- De uso frecuente.
- Procurar no repetir las mismas palabras.
- Utilizar frases corta: ya que tienen mayor probabilidad de ser comprendidas que las frases largas. Hacen la lectura más clara y rápida.
- Respetar el orden normal de la frase: Este es el de sujeto, verbo y complemento (cuando las frases se desvían de este orden resultan más difíciles de asimilar con rapidez).
- Evitar los detalles excesivos: No incluir demasiadas ideas o detalles en una sola oración. Aunque se trate de ideas muy ligadas entre sí, no deben incluirse en una sola frase, si con ello puede confundirse al receptor.
- Construir oraciones que tengan unidad. Una oración no debería contener más de una idea principal. Una oración no tendrá unidad si incluye ideas que no están relacionadas entre sí.
- Utilizar oraciones positivas. Una oración positiva es la que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable.
- Escribir para decir alguna cosa y no para causar una mera impresión.
- Utilizar el estilo hablado.
- Preferir lo simple a lo complejo: se pueden decir las mismas cosas con frases simples y palabras de uso común.
Las ventajas de la comunicación escrita en la empresa son:
- Le otorga mayor credibilidad a la empresa
- Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo
- Incide directamente en la mejora de los resultados
- Facilita el trabajo en equipo
- Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras dotes de persuasión
- Te permite enviar mensajes claros y concisos a tus clientes.
- Evita confusiones sobre tus servicios o las promociones que ofreces.
- Impide malos entendidos cuando se trata de instrucciones.
En cambio, los inconvenientes son:
- Es más costosa y hay que dedicarle más tiempo.
- No hay retroinformación o ésta tarde en llegar.
- Hay individuos a los que no les gusta leer.
- Nunca se puede estar seguro de que el mensaje se ha leído.
- Carece de la parte afectiva que toda comunicación necesita.
Dado que cada situación requiere escritos distintos, es importante dominar la redacción de todo tipo de textos:
- Actas
- Cartas
- Correos electrónicos
- Informes
- Manuales de estilo
- Manuales de Identidad Corporativa
- Manuales de Instrucciones
- Manuales de Procedimientos
- Notas de prensa
- Memorias
- Folletos
- Presentaciones
- Páginas web
Estos son herramienta fundamental de comunicación para las empresas y su calidad es vital para lograr los objetivos.
La clasificación de la comunicación escrita puede ser:
- Interna-Externa
- Ascendente-Horizontal-Descendente
- Individual-Colectiva
- Vigente o histórica en función del tiempo que se pueda utilizar
- Carta, tarjeta postal, fax, telegrama, etc. Según su presentación y tamaño.
- Normales o Especiales.
- Manual o Mecanografiada
Y, en definitiva y como resumen, los escritos profesionales cobran cada vez más protagonismo en la empresa y su calidad es vital por varios motivos, entre otros:
- Influyen en el buen funcionamiento empresarial.
- Proporcionan una imagen de la empresa.
- Tienen carácter permanente, a diferencia de la comunicación oral.
FUENTES:
Comunica con Juanje 